- DESPRE CAEP:
CAEP Center For American Exchange Programs (numită în continuare „CAEP”), având nr. de ordine la Registrul Comerțului sub J40/16936/2019 și Cod de înregistrare RO 42008875, cu sediul în Str. Maior Dimitrie Giurescu, nr. 2, Parter, ap. 1, sector 1, București vă oferă servicii de consultanță și asistență privind beneficierea de către Dvs de unul sau mai multe programe Work and Travel către Statele Unite ale Americii. Aceste programe sunt create de către Departamentul de Stat al Statelor Unite ale Americii, prin intermediul cărora un student poate pleca în State Unite ale Americii pe timpul vacanței de vară, pentru a lucra și a călători. Mai multe informatii despre serviciile oferite găsiți pe www.caep.ro sau la birourile noastre.
- DESPRE ACEASTĂ POLITICĂ
Prezenta Politică are scopul de a explica într-un mod simplu și transparent ce tip de date personale colectează societatea CAEP în legătură cu Dvs. și cum le prelucrează. Se aplică următoarelor persoane:
- Toți foștii clienți, clienții actuali și potențiali ai CAEP.
- Persoanele care nu au contract cu CAEP, cum ar fi persoanele de legatura pe care ni le indică un client.
Datele cu caracter personal se referă la orice informație care ne comunică ceva despre dvs. sau pe care o putem corela cu dvs. Prelucrarea se referă la toate operațiunile pe care le putem face în privința datelor, cum ar fi colectarea, înregistrarea, stocarea, ajustarea, organizarea, utilizarea, divulgarea, transferul și ștergerea acestora.
- Orice persoană implicată în orice contract cu CAEP, în calitate de persoană fizică sau de reprezentant al unei entități juridice (de exemplu, un manager al unei companii, agent, reprezentant legal, personal operativ etc.).
- CUM COLECTĂM DATELE?
Ne comunicați informații cu caracter personal atunci când deveniți client, vă înregistrați la serviciile noastre online, completați un formular online sau la biroul nostru, semnați un contract, folosiți produsele și serviciile noastre sau ne contactați prin intermediul unuia dintre canalele noastre.
Ca persoană de contact/de legatură, datele dvs ne sunt furnizate de către clientul CAEP.
De asemenea, folosim date care sunt disponibile legal din surse publice, ca de exemplu din rețelele de socializare (Facebook, LinkedIN etc.) sau de la terți – persoanele de contact/ de legatură care vă indică pe dvs. sau care ne sunt indicate de dvs.
- TIPURILE DE DATE PE CARE LE COLECTĂM DESPRE DVS.
Datele cu caracter personal pe care le colectăm includ:
- Date de identificare, cum ar fi numele, prenumele, data și locul nașterii, nationalitatea, cetățenia, codul numeric personal, adresa de e-mail, numărul de telefon, domiciliul și adresa IP a computerului sau a dispozitivului dvs. mobil. Avem obligația legală de a păstra o copie de pe cartea dvs de identitate și de pe pașaportul dvs.
- Date financiare, ca de exemplu: numărul de cont, banca la care aveți deschis contul, informații despre venitul dvs. etc.
- Date despre familia dvs, ca de exemplu, dacă sunteți căsătorit și dacă aveți copii; numele, numărul de telefon și domiciliul părinților dvs.
- Date despre comportamentul online și preferințele dvs., cum ar fi adresa IP a dispozitivului mobil sau a computerului dvs. și paginile pe care le vizitați pe site-ul web CAEP și aplicațiile CAEP.
- Date referitoare la interesele și nevoile dvs., pe care ni le comunicați, de exemplu, atunci când sunați la biroul nostru, când ne trimiteți un e-mail, când completați un formular online sau când depuneți CV-ul dvs la noi.
- Date privind istoricul dvs. de călătorie (de exemplu: dacă ați mai calatorit în State sau în alte țări sau dacă ați mai participat la programul Work and Travel)
- Date de natură audiovizuală, cum ar fi imaginile surprinse de camerele de supraveghere din incinta biroului nostru.
Datele sensibile
Nu înregistrăm date sensibile privind sănătatea dvs., etnia, credințele religioase sau politice, cu excepția cazurilor în care acest lucru este absolut necesar sau vă exprimați consimțământul în mod expres. Atunci când înregistrăm astfel de date, ne limităm la circumstanțe specifice, ca de exemplu, dacă ne dați instrucțiuni să completăm și să trimitem în numele dvs. formularul pentru obținerea vizei.
Datele copiilor
Nu colectăm date despre copii decât dacă ne furnizați informații despre proprii dvs. copii și doar pentru a vă ajuta cu completarea formularului de viză.
- SCOPURILE ÎN CARE PRELUCRAM DATELE DVS. PERSONALE
Nu folosim datele dvs. personale decât în următoarele scopuri:
- la încheierea unui contract cu dvs;
- la onorarea obligațiilor contractuale și la punerea în aplicare a instrucțiunilor primite de la dvs;
- la scopuri legitime de afaceri.
Acestea includ:
- Administrarea. Atunci când solicitați informații de la noi sau sa ne deveniți client, colectăm datele personale care verifică identitatea dvs. (de exemplu, o copie după cartea de identitate sau pașaport). De asemenea, trebuie să cunoaștem adresa dvs de e-mail și numărul dvs. de telefon pentru a vă putea contacta.
- Furnizarea de produse și servicii. Folosim informațiile despre dvs. cu scopul de a evalua dacă și pentru care dintre programele de Work and Travel oferite de noi sunteți eligibil/ vi se potrivesc, cum ar fi vârsta, studiile, aptitudinile, pasiunile, experiența, preferințele etc. De asemenea, conform instrucțiunilor și nevoilor dvs, folosim informațiile despre dvs pentru a vă găsi și rezerva bilete de avion, pentru a vă găsi cazare și eventual pentru a face rezervări în numele dvs, pentru a vă ajuta în completarea anumitor formulare, inclusiv cel privind obținerea vizei, pentru a achita pentru dvs anumite taxe sau pentru a vă face programare la obținerea pașaportului. Putem de exemplu să vă amintim de expirarea unor termene, a unor programări, să vă informăm despre anumite orare sau să vă transmitem informații privind călătoria dvs., informații de la ambasadă/consulat, de la compania aeriană, compania de turism sau de la Sponsor.
- Gestionarea relațiilor cu clienții. Este posibil să vă solicităm un feedback în legătură cu produsele și serviciile noastre și să îl comunicăm anumitor membri ai personalului nostru în vederea îmbunătățirii ofertei. De asemenea, putem folosi notițe din conversațiile pe care le purtăm cu dvs. online, prin telefon sau față în față, astfel încât să personalizăm produsele și serviciile pe care vi le oferim.
- Eligibilitatea pentru obținerea vizei în SUA. Cu consimțământul dvs, folosim datele dvs. cu caracter personal pentru a evalua posibilitatea de a obține viza în SUA.
- Marketing personalizat. Putem să vă trimitem scrisori, e-mailuri sau mesaje text pentru a vă oferi un serviciu pe baza circumstanțelor dvs. personale sau putem să vă propunem o astfel de ofertă atunci când vă conectați la site-ul nostru sau la aplicațiile pentru mobil. Puteți să vă dezabonați de la ofertele personalizate de acest gen. Aveți dreptul de a nu consimți sau de a vă opune la activitățile comerciale sau de marketing direct.
- Furnizarea celor mai potrivite produse și servicii. Atunci când vizitați site-ul nostru web, când sunați la biroul nostru sau ne vizitați, colectăm informații despre dvs. Analizăm aceste informații pentru a identifica nevoile dvs. potențiale și evaluăm adecvarea serviciilor. De exemplu, putem să vă sugerăm oportunități de programe sau perioade în care CAEP face anumite reduceri. Prin abonarea la newsletter-ul nostru sau prin înscrierea la program sunteți de acord să vi se trimită mesaje cu caracter informativ de către CAEP, inclusiv: oferte de prețuri la serviciile oferite, precum și informații cu privire la desfășurarea/derularea programelor Work and Travel și anumite cursuri legate de acestea, cum ar fi: cursuri de engleză, de scriere a unui CV, de susținere a interviului pentru viza etc.
- Îmbunătățirea și dezvoltarea produselor și serviciilor:
Analizăm comentariile dvs pe rețelele de socializare și pe site-ul nostru, precum și feedback-ul furnizat pe site-ul nostru, pe e-mail sau în chestionarele puse la dispoziție în birourile noastre, pentru a ne îmbunătăți calitatea serviciilor.
- analizăm rezultatele activităților noastre de marketing pentru a măsura eficiența acestora și relevanța campaniilor noastre.
- putem să folosim datele dvs. pentru a vă trimite oferte personalizate prin poștă, e-mail sau pe site-ul nostru web sau în aplicațiile pentru mobil. Aveți dreptul de a vă opune, în orice moment, la activitățile comerciale sau de marketing direct, inclusiv la crearea profilului în scopul activităților de acest tip;
- CUI ȘI DE CE COMUNICĂM DATELE DESPRE DVS.?
Pentru a ne onora obligațiile contractuale și legale, comunicăm anumite date ale dvs. în cadrul și în afara CAEP. Nu toate datele dvs. se transmit entităților de mai jos, ci doar cele strict necesare sau solicitate. Entitățile cărora le putem transmite datele pot fi:
- Entitățile CAEP:
- Putem să transferăm date în cadrul birourilor CAEP în scop operațional sau pentru a furniza anumite servicii.
- Parteneri și Sponsori:
- Persoanele fizice sau juridice din SUA care vă cazează, precum și cele care vă angajează;
- Agențiile de turism, pentru obținerea și/sau rezervarea biletelor de avion
- Autorități guvernamentale:
Pentru a ne respecta obligațiile reglementare, este posibil să divulgăm datele autorităților relevante, de exemplu în scopul combaterii actelor de terorism și prevenirii spălării de bani. În unele cazuri, suntem obligați prin lege să comunicăm datele dvs. părților externe, iar alteori o vom face la instrucțiunile dvs:
- Autorităților publice, de reglementare și organismelor de supraveghere naționale (cum ar fi ANAF, Protecția Consumatorilor sau Consiliul Concurenței)
- Ambasadei SUA și Consulatelor Române din SUA, la solicitarea expres a acestora sau la instrucțiunile dvs, pentru obținerea vizei sau a pașaportului, ca de exemplu pentru întocmirea raportului despre întoarcerea participanților
- Autorităților fiscale (pentru completarea și/sau depunerea formularelor de taxe la întoarcerea în România)
- Autorităților judiciare/de investigație, cum ar fi poliția, procurorii publici, instanțele de judecată și organismele de arbitrare/ mediere, la cererea expresă și legală a acestora. Avocaților, de exemplu, în caz de faliment, notarilor, de exemplu, în cazul în care necesitați ajutor la legalizarea unor documente și auditorilor companiei.
- Furnizori de servicii
În cazul în care folosim alți furnizori de servicii, nu comunicăm decât datele cu caracter personal care sunt necesare pentru realizarea unei anumite sarcini. Furnizorii de servicii ne sprijină cu activități de tipul:
- executarea unor anumite servicii și operațiuni;
- conceperea și întreținerea instrumentelor și aplicațiilor bazate pe Internet;
- activități sau evenimente de marketing și gestionarea comunicării cu clienții;
- întocmirea rapoartelor și statisticilor, tipărirea materialelor și conceperea produselor.
- plasarea de reclame în cadrul aplicațiilor, site-urilor web și rețelelor sociale.
Ori de câte ori comunicăm datele dvs. personale la nivel intern sau cu terții din alte țări, luăm măsurile de siguranță necesare pentru a le proteja, inclusiv să inserăm clauze în contract privind confidențialitatea datelor cu caracter personal și obligația luării și respectării măsurilor de securitate pentru prelucrarea lor în siguranță.
Transferul datelor cu caracter personal în state terțe UE:
CAEP va transfera datele persoanei vizate (respectând principiul reducerii la minimum a datelor) care sunt solicitate de către Sponsori și Parteneri (persoane fizice 7. DREPTURILE DVS ȘI CUM LE RESPECTĂM și juridice din SUA), numai în scopul executarii contractului cu persoana vizată (pentru: completarea unor formulare, obținerea unor rezervări, a unor bilete, a unor programari etc).
- DREPTURILE DVS.:
Respectăm drepturile dvs. în calitate de client pentru a stabili cum sunt utilizate informațiile dvs. personale. Aceste drepturi includ:
- Dreptul de a accesa informațiile
Aveți dreptul de a solicita un raport al datelor dvs. cu caracter personal pe care le prelucrăm.
- Dreptul la rectificare
Dacă datele dvs. personale sunt incorecte, aveți dreptul să ne cereți să le rectificăm. În cazul în care comunicăm terților date corectate ulterior, vom informa și terții respectivi în acest sens.
- Dreptul de a vă opune prelucrării datelor
Puteți să vă opuneți folosirii datelor dvs. personale de către CAEP în interesele sale legitime. Puteți să vă exercitați acest drept online, la birourile noastre sau telefonic. Vom lua în considerare opoziția dvs. și dacă prelucrarea informațiilor dvs. are vreun impact nejustificat asupra dvs. care impune încetarea prelucrării datelor respective.
De asemenea, puteți să vă opuneți primirii de mesaje comerciale personalizate din partea noastră. Când deveniți client CAEP, putem să vă întrebăm dacă doriți să primiți oferte personalizate. În cazul în care vă răzgândiți ulterior, puteți opta să nu mai primiți mesaje, folosind link-ul „dezabonare” din subsolul fiecărui e-mail comercial sau puteți să trimiteți un e-mail pe adresa info@caep.ro cu subiectul DEZABONARE..
Nu puteți să vă opuneți prelucrării datelor dvs. cu caracter personal de către CAEP dacă avem obligația legală de a le prelucra; dacă sunt necesare pentru a încheia un contract cu dvs.; pentru a ne respecta obligațiile contractuale; dacă avem obligația legală de a le prelucra în temeiul dreptului UE sau dreptului intern.
- Dreptul de a vă opune deciziilor automate
Uneori, folosim sisteme automate de luare a deciziilor pe baza informațiilor dvs. cu caracter personal, dacă acest lucru este necesar pentru a onora un contract cu dvs. sau dacă ne-ați dat acordul în acest sens. Aveți dreptul de a vă opune la astfel de decizii automate (de exemplu, prețul pe care îl percepem pentru un produs sau serviciu) și să solicitați ca decizia să fie luată de o persoană.
- Dreptul la restricționarea prelucrării
Aveți dreptul de a ne solicita să restricționăm utilizarea datelor dvs. cu caracter personal în cazul în care:
- considerați că informațiile sunt inexacte
- prelucrăm datele în mod ilegal
- CAEP nu mai are nevoie de datele respective, dar doriți să le păstrăm în vederea utilizării într-o acțiune în justiție
- v-ați opus utilizării datelor dvs. personale de către CAEP în interesele noastre legitime
- Dreptul la portabilitatea datelor
Aveți dreptul să ne solicitați să transferăm datele dvs. cu caracter personal direct dvs. sau unei alte companii. Aceasta se aplică în cazul datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm prin mijloace automate și cu consimțământul dvs. sau pe baza unui contract încheiat cu dvs. În cazul în care acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic, vom transfera datele dvs. cu caracter personal.
- Dreptul la ștergere
Puteți să ne solicitați ștergerea datelor dvs. cu caracter personal dacă:
- datele nu mai sunt necesare în scopul pentru care au fost colectate sau prelucrate,
- vă retrageți consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea
- obiectați la prelucrarea datelor dvs. de către CAEP în interesele noastre legitime sau în scopul trimiterii de mesaje comerciale personalizate,
- CAEP prelucrează datele dvs. cu caracter personal în mod ilegal, sau
- o reglementare a Uniunii Europene sau a unui stat membru al Uniunii Europene impune ștergerea datelor dvs. cu caracter personal de către CAEP.
CAEP nu va șterge datele, dacă prelucrarea este necesară:
- pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;
- pentru respectarea unei obligații legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică operatorului sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorități oficiale cu care este investit operatorul (cum ar fi arhivarea, potrivit normelor de ținere a contabilității);
- din motive de interes public în domeniul sănătății publice; în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în măsura în care dreptul de ștergere este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective;
- în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în măsura în care dreptul de ștergere este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective;
- pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (termenul general de prescriptie fiind de trei ani.
- Dreptul la reclamații
În cazul în care nu sunteți satisfăcut de modul în care am răspuns solicitărilor dvs., aveți dreptul să faceți o reclamație.
De asemenea, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, pe anspdcp@dataprotection.ro ;
Exercitarea drepturilor dvs.
Intenționăm să răspundem la cererea dvs. în cel mai scurt timp posibil. Dacă avem nevoie de un timp mai îndelungat pentru a vă soluționa cererea, vă vom informa cât timp suplimentar este necesar și vă vom oferi motivele întârzierii. În anumite cazuri, putem respinge cererea dvs.
- DATORIA DVS. DE A FURNIZA DATELE
Există anumite informații pe care trebuie să le cunoaștem despre dvs., astfel încât să putem să încheiem un contract și ulterior să ne onorăm obligațiile contractuale. Refuzul dvs de a ne comunica datele respective poate duce în unele cazuri la imposibilitatea încheierii contractului sau a executării sale.
- CUM PROTEJĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL
Luam măsuri tehnice și organizatorice adecvate (politici și proceduri, securitate informatică etc.) pentru a asigura confidențialitatea și integritatea datelor dvs. cu caracter personal și a modului în care sunt prelucrate.
În plus, toți cei care lucrează pentru CAEP au obligația de a păstra confidențialitatea și nu pot divulga datele dvs. cu caracter personal în mod ilegal sau inutil.
- CE PUTEȚI FACE PENTRU A NE AJUTA SĂ PĂSTRĂM SIGURANȚA DATELOR DVS.
Facem tot posibilul să protejăm datele dvs., dar sunt anumite lucruri pe care le puteți face, la rândul dvs.:
- Instalați aplicații antivirus, antispyware și firewall. Actualizați aceste programe în mod regulat.
- Nu dați parola contului dvs. altcuiva.
- Deconectați-vă din contul dvs. atunci când nu îl mai folosiți.
- Păstrați parolele strict confidențiale și folosiți parole puternice, adică evitați combinațiile evidente de litere și cifre.
- Fiți vigilenți în mediul online și învățați cum să detectați activitățile neobișnuite, ca de exemplu, o nouă adresă a site-ului web sau e-mail-urile de tip phishing prin care vi se solicită informații personale.
CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL
Unele date sunt necesar a fi arhivate și păstrate timp de 10 sau chiar 50 de ani (de ex. în cazul statelor de plată), conform normelor legale în materia contabilității. În celelalte cazuri, datele se păstrează numai pe perioada în care sunt necesare pentru scopul inițial în care au fost colectate, dar nu mai mult de 5 ani.
- MODIFICAREA PREZENTEI POLITICI
Putem modifica prezenta Declarație de confidențialitate pentru a păstra conformitatea cu modificările aduse legislației și/sau a reflecta modul în care CAEP prelucrează datele cu caracter personal. Această versiune a fost întocmită la 04.02.2020. Cea mai recentă versiune este disponibilă pe www.caep.ro.
- CONTACTAȚI-NE
Persoanele vizate pot adresa solicitări sau sesizări companiei CAEP, pentru a le fi respectate drepturile conform Regulamentului UE nr. 2016/679, astfel:
E-mail: info@caep.ro
Sediu social: Str. Maior Dimitrie Giurescu, nr. 2, Parter, ap. 1, sector 1, București
- AUTORITATEA NAȚIONALĂ DE SUPRAVEGHERE A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Persoanele vizate pot adresa plângeri, pentru a le fi respectate drepturile conform Regulamentului UE nr. 2016/679 pe pagina:
https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala
